Quy trình làm việc nhóm, Giải pháp làm việc nhóm hiệu quả 1. Khái niệm nhóm: - Khái niệm: Nhóm là một đội ngũ những người được tổ chức để làm việc cùng nhau vì những mục tiêu cụ thể trong một lĩnh vực hoạt động xác định - Phân loại nhóm: Có rất nhiều cách phân loại khác nhau như: Theo chức năng, nhiệm vụ; theo đối tượng thành viên; theo phương thức hoạt động; theo thời gian tồn tại của nhóm.. Cách phân loại sau đây thường được sử dụng: + Nhóm chức năng: Là nhóm hoạt động được tập hợp từ những thành viên có chức năng tương tự nhau, báo cáo với một người phụ trách duy nhất để đáp ứng với mục tiêu của tổ chức. + Nhóm chức năng chéo: Là nhóm hoạt động được tập hợp bởi những thành viên có chức năng khác nhau trong toàn bộ tổ chức trong đó họ chỉ dành một phần thời gian cho nhóm, một phần thời gian dành cho các nhiệm vụ khác + Nhóm Tiger: Cũng được tạo thành bởi các thành viên có chức năng khác nhau tổ chức nhưng toàn bộ thời gian của họ sẽ dành cho hoạt động của nhóm. Nhiệm vụ của nhóm là bằng mọi giá phải đưa ra giải pháp cho vấn đề nào đó của tổ chức. + Nhóm chuyên nhiệm: Là nhóm được tổ chức tạm thời với những thành viên được tập hợp lại để giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc khám phá những cơ hội mới. + Ủy ban/Ban chấp hành: Là nhóm đương nhiệm có trách nhiệm xây dựng và điều hành những tư tưởng, chính sách hay quy chế của tổ chức. Lợi ích của nhóm: "Một cây làm chẳng nên non Ba cây chụm lại nên hòn núi cao" (Tục ngữ Việt Nam) "Khi người ta hành động cùng nhau với tư cách một nhóm, họ có thể hoàn thành những điều mà không một cá nhân riêng lẻ nào có thể thực hiện được một mình." (Franklin Delano Roosevelt – Tổng thống thứ 32 của Hoa Kỳ, đắc cử 4 lần từ 1933 đến 1945) + Tập trung được sức mạnh về trí tuệ, kinh nghiệm, sức lực, thời gian để giải quyết công việc. + Tạo sự chia sẻ, sự hứng khởi, giàu động lực và tăng sức sáng tạo hơn trong công việc. + Ủy thác công việc hiệu quả, nâng cao tính chia sẻ trong công việc. + Luôn sẵn sàng phản ứng trước những thay đổi và và rủi ro. Trong bối cảnh xã hội hiện nay thì xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả là rất cần thiết để nâng hiệu quả làm việc, tăng khả năng cạnh tranh và giảm thiểu các nguy cơ rủi ro có thể xẩy ra. Tuy vậy, trong những trường hợp nhất định thì làm việc độc lập ở từng cá nhân lại có hiệu quả cao hơn. 2. Xây dựng chương trình hành động cho nhóm: - Xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của nhóm. - Xây dựng mục tiêu, kế hoạch hoạt động của nhóm. - Tuyển chọn thành viên mới hoặc bổ sung cho nhóm. - Xây dựng nội quy của nhóm: Vừa phải đảm bảo tuân thủ theo những quy định chung, vừa đảm bảo những đặc thù riêng của nhóm với các yêu cầu đối với mỗi thành viên: * Nhận thức đầy đủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhóm. * Đồng tình với mục tiêu và cam kết thực hiện chúng. * Cho rằng mục tiêu chung của nhóm quan trọng hơn mục tiêu mỗi cá nhân. * Hiểu rõ được vai trò của họ và sẵn sàng chuyển đổi trách nhiệm nếu cần. * Đóng góp những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp của cá nhân mình. * Có thái độ tích cực, cởi mở và rộng lượng. Sẵn sàng chấp nhận rủi ro. * Xác định rằng quyết định cuối cùng đưa ra phải dựa cốt lõi của vấn đề chứ không phải do phong cách hay vị trí của cá nhân đề xuất ý tưởng. Một số tác giả đặt ra các câu hỏi trước khi thành lập nhóm gồm 5 chữ P: Purpose – mục đích; Position – vị trí; Power – quyền hạn; Plan – kế hoạch; People – con người. - Xác định quan hệ của nhóm với cấp trên, các nhóm khác trong và ngoài tổ chức và thực hiện chương trình quản trị khủng hoảng. 3. Hoạt động của Trưởng nhóm: Trưởng nhóm có thể tiếp nhận một nhóm đã được thành lập hoạt động có hiệu quả hoặc không, hoặc có thể phải đứng ra thành lập một nhóm hoàn toàn mới. Nhưng dù gì Bạn cũng cần phải tạo được những ảnh hưởng nhất định đối với các thành viên trong nhóm. - Nhận biết vai trò của nhóm: Bạn là trưởng nhóm có nghĩa là Bạn luôn ghi nhớ trong đầu mình vai trò của nhóm mà mình phụ trách. Các thành viên có thể luân phiên cho nhau vị trí, một số nhóm (như nhóm tự quản) có thể luân phiên cả vị trí trưởng nhóm. - Lựa chọn thành viên phù hợp: Lựa chọn các thành viên có khả năng bù trừ nhau những kỹ năng còn thiếu và phát triển các kỹ năng mới cần thiết. Và dù gì thì cả nhóm cũng cần phải thành thạo các kỹ năng chuyên môn như: * Kỹ năng xây dựng kế hoạch. * Năng lực giải quyết vấn đề. * Kỹ năng ra quyết định. * Kỹ năng giao tiếp cá nhân. * Kỹ năng làm việc nhóm - Số lượng thành viên bao nhiêu là đủ? Tùy thuộc vào mỗi nhóm cụ thể. Nhìn chung là từ 5 đến 11 người nếu nhiệm vụ phức tạp và đòi hỏi những kỹ năng cụ thể; nhóm đến 13 đến 25 người nếu nhiệm vụ khá đơn giản và công việc dễ thực hiện. Nhóm nên có số thành viên lẻ để tiện ra biểu quyết. Những nhóm lớn có thể chia thành các phân nhóm nhỏ hơn để tiện cho quản lý nhóm. - Xây dựng thái độ tích cực và nâng cao kỹ năng cho các thành viên trong nhóm. Ở đây, thái độ của người trưởng nhóm có vai trò rất quan trọng ảnh hưởng tới các thành viên. - Thấu hiểu và định hướng tạo động lực của từng thành viên: Mỗi cá nhân khi tham gia vào nhóm đều mang theo trí tuệ, sức lực, mối quan tâm, sự dè dặt và động lực riêng của họ. Động lực lúc đầu của họ có khi chưa phù hợp với nhóm nhưng người trưởng nhóm và các thành viên sẽ định hướng cho phù hợp. Động lực không chỉ là tiền bạc mà có thể là: * Có cơ hội học tập và trưởng thành trong một môi trường chuyên nghiệp. * Được công nhận, được tôn vinh. * Được chia sẻ, động viên. * Được đáp ứng nhu cầu, sở thích.. - Làm cho các thành viên thấu hiểu rõ các mục tiêu của nhóm. Khi một thành viên hiểu sai hoặc chưa hiểu mục tiêu của nhóm lỗi trước hết thuộc về trưởng nhóm. - Hướng dẫn nhóm cùng tạo ra một thương hiệu nội bộ: Thống nhất với các thành viên tìm ra một tính từ mô tả khái quát mục đích và triết lý của nhóm. Sau đó tạo ra một khẩu hiệu dễ nhớ, có thể nhắc nhở thành viên trong nhóm về mục đích của nhóm. - Chủ trì cùng với nhóm thiết lập các quy tắc căn bản và xây dựng văn hóa cho làm việc nhóm như: Đúng giờ, phát ngôn, thực hiện nghị quyết, quyền và nghĩa vụ, vai trò mỗi thành viên.. - Chủ trì triển khai và đánh giá kết quả các hoạt động của nhóm. 4. Giải quyết các vấn đề của nhóm: - Mỗi nhóm dù hoạt động rất tích cực hay ngược lại thì cũng có thể phát sinh các vấn đề cần giải quyết mà thường là: * Nhóm đi chệch mục tiêu. * Xuất hiện những cá nhân "có vấn đề". * Hình thành xung đột trong nhóm: Xung đột nhóm nhỏ và xung đột cá nhân. Do vậy cần phải giải quyết các vấn đề này. - Giữ cho nhóm đi đúng mục tiêu: Đây là hoạt động đòi hỏi phải rất tinh tế và khéo léo trong khi giải quyết kể cả khi nhóm mới thành lập hay đã có bề dày hoạt động. Các bước thường thực hiện là: * Tìm ra nguyên nhân: Hiểu lầm hoặc mục tiêu không rõ ràng. Thiếu sự liên kết giữa các thành viên. Các thành viên đóng góp không đều hoặc thiếu động lực. Kỹ năng chuyên môn bị thiếu. Không giải quyết được mâu thuẫn nội bộ. Hiểu lầm hoặc thiếu cộng tác của các nhóm khác. * Giải quyết vấn đề: Đừng lảng tránh hay phớt lờ chúng hoặc coi chúng là nhỏ và sẽ tự trôi qua mà phải nghiêm túc giải quyết. Có nhiều cách khác nhau như: Hướng cuộc thảo luận theo mục đích, mục tiêu của nhóm. Đặt ra mục tiêu ở mức trung bình (có thể đạt được không quá khó). Chia sẻ thông tin từ bên trong hoặc bên ngoài nhóm. Tổ chức các hoạt động nhằm liên kết, chia sẻ giữa các thành viên. Tạo động lực, thái độ tích cực cho nhóm.. * Nâng cao khả năng lãnh đạo của trưởng nhóm: Dù gì thì khi nhóm có những biểu hiện chệch mục tiêu cũng đòi hỏi Bạn phải điều chỉnh kỹ năng lãnh đạo và nâng cao nó như: Xem xét kỹ những thế mạnh, điểm yếu của bản thân và thay đổi cho phù hợp. Đừng vội vàng đổ lỗi hay phê bình các thành viên của nhóm. Trao đổi với cấp trên, người có kinh nghiệm và các thành viên trong nhóm. Đọc thêm sách, nghiên cứu các nhóm tương tự. Điều chỉnh lại cách cư xử, triển khai công việc.. cho phù hợp. - Ứng xử với những cá nhân "có vấn đề" trong nhóm: * Nhóm có thể xuất hiện một cá nhân luôn gây ra những phiền phức nhiều đến mức hơn tất cả các thành viên khác cộng lại. Họ có thể bọ coi là "kẻ lười biếng", "ông xếp con", "kẻ chây ỳ", "Lý Thông", "kẻ hiếu chiến" hay "kẻ kêu ca".. Là Trưởng nhóm, Bạn cần phải có những cư xử thích hợp với những người này mà không được bỏ qua. * Các bước có thể thực hiện là: Nói chuyện riêng với người có vấn đề để tìm hiểu nguyên nhân và lựa chọn biện pháp phù hợp. Có thể trao đổi với các thành viên khác hoặc cấp trên (nếu cần) để khẳng định nguyên nhân và lựa chọn biện pháp giải quyết phù hợp. Giao việc, chia sẻ, động viên và đào tạo để người đó thay đổi. Nếu cần có thể đề nghị cả nhóm hoặc thêm ngoài nhóm cùng chia sẻ để giúp họ thay đổi. Cho phép cá nhân có vấn đề đó được phản hồi tích cực về côngn việc bản thân. Nếu công việc và thái độ của họ không tiến triển thì nên xem xét đến việc loại họ ra khỏi nhóm. - Giải quyết xung đột: * Việc xuất hiện những xung đột trong hoạt động nhóm là rất khó tránh khỏi. Thậm chí một số người cho rằng qua trình phát triển nhóm thường qua 4 giai đoạn là: Hình thành, xung đột, bình thường hóa và hoạt động trôi chảy. * Xung đột xuất hiện có thể do tính sáng tạo mang đến (xung đột với những bảo thủ về tư duy, hành động, quản lý) hoặc không do tính sáng tạo gây ra. * Giải quyết xung đột xuất hiện do tính sáng tạo trong quá trình làm việc của nhóm hình thành nên do việc tranh luận thậm chí bất đồng giữa 2 trường phải "bảo thủ" và "cấp tiến". Nếu được giải quyết tốt thì sẽ tạo ra được những kết quả đột phá nhưng nếu giải quyết không tốt có thể làm giảm sự nỗ lực thậm chí tan rã nhóm. Giải quyết loại xung đột này cần can thiệp một cách nhanh chóng, trong trường hợp quá căng thẳng, Bạn có thể nhờ tới "bên thứ ba" đóng vai trò như trọng tài để phân xử cho khách quan. Bên thứ ba ấy có thể là cấp trên, nhóm khác, chuyên gia hay tài liệu. Một điều nên tránh là tìm một giải pháp trung hòa theo kiểu "mỗi bên một nửa" vì khi ấy bản chất của xung đột chưa được giải quyết triệt để nên sẽ tiếp tục nặng nề hơn về sau. * Giải quyết xung đột không do tính sáng tạo gây nên: Tìm hiểu nguyên nhân có thể do: Bất đồng ý kiến; thiếu công bằng; thiếu sự tôn trọng; hiểu lầm nhau trong khi làm việc và cư xử; phong cách cá nhân khác nhau; cách cư xử vô lý của một cá nhân; sự kém cỏi hoặc thái độ không tốt của một cá nhân; mục đích không hợp lý; lãnh đạo nhom độc đoán; các nguyên nhân tác động từ ngoài nhóm.. Giải quyết xung đột nhóm nhỏ trong nhóm lớn: Khi có xung đột trong nhóm có thể hình thành các nhóm nhỏ xung đột lẫn nhau trong nhóm. *Nguyên nhân thường là do một số người thấy mình tài ba hơn, có giá trị hơn hoặc tốt hơn người khác ở khía cạnh nào đó; hoặc không do địa lý (các tổ khác nhau trong nhóm) ; hoặc do một nhóm có quyền lợi hơn số còn lại; hoặc do thiên vị với một nhóm người của lãnh đạo nhóm.. *Khắc phục tình trạng nhóm xung đột (chủ nghĩa bè phái) phải dựa vào nguyên nhân của nó theo nguyên tắc khách quan, công bằng, thẳng thắn trong mọi quá trình tiếp xúc với các nhóm xung đột hay cả nhóm. *Giải tán nhóm xung đột có thể là: Phân phối lại nhóm nhỏ để các thành viên có thể cùng làm; làm cho các thành viên không còn tập trung vào các danh giới đã từng chia rẽ họ; hành động để cân bằng quyền lực và quyền lợi trong nhóm; đánh giá lại cách cư xử. Giải quyết xung đột cá nhân: Có thể là xung đột giữa một số cá nhân với cá nhân hay cá nhân (kể cả trưởng nhóm) với một nhóm nhỏ. Các bước giải quyết có thể: O. Phát hiện xung đột: Thường có các dấu hiệu sớm trước đó như tránh mặt nhau, công khai chỉ trích nhau trong cuộc họp, không đồng ý cộng tác làm một việc cụ thể nào đó.. O. Tìm hiểu từng cá nhân: Lắng nghe, tìm hiểu kỹ lưỡng để phát hiện ra nguyên nhân xung đột. Nhiều khi nguyên nhân có thể đơn giản nhưng cũng có khi không thể xác định rõ ràng được mà chỉ kết luận là "không hợp nhau!". O. Tổ chức cuộc gặp từng bên sau đó tổ chức cuộc gặp hai bên và cố gắng làm trung gian hòa giải. Cho mỗi bên trình bày, bên kia lắng nghe và giảm bớt những ngôn từ chỉ trích, hạ thấp nhau. Sau đó Bạn hoặc người trung gian khác có những kết luận mang tính khách quan. O. Sau khi kết thúc hòa giải, Bạn cần giải thích những hậu quả xẩy ra nếu cách cư xử với nhau vẫn chưa thay đổi và tái diễn. O. Nếu hòa giải thành công, những hiểu lầm có thể chấm dứt, xung đột được giải quyết và Bạn cần có những hoạt động để "hàn gắn" tích cực giữa họ và ngăn chặn xung đột mới hình thành. O. Nếu hoàn giải không thành công do nguyên nhân không thể giải quyết được như xung đột về tính cách, tình cảm cá nhân.. khi đó Bạn cần thiết lập một quy tắc ứng xử riêng biệt để kiểm soát hành vi của từng người nhằm tránh xung đột giữa họ ảnh hưởng tới hoạt động của nhóm. O. Nếu những nguyên tắc này cũng không giải quyết được thì Bạn phải tính đến những ứng xử nghiêm khắc hơn như buộc ra khỏi tổ chức hay thay thế, luân chuyển một hoặc cả hai bên. 5. Đánh giá hiệu quả hoạt động của các thành viên trong nhóm: Đây là hoạt động quan trọng và cần được tiến hành thường xuyên. Sẽ không thể có một nhóm làm việc hiệu quả nếu không thường xuyên đánh giá hiệu quả làm việc của các thành viên và của cả nhóm. - Sử dụng những tiêu chuẩn đánh giá hợp lý: Nhóm cần xây dựng những tiêu chuẩn cụ thể dựa vào mức độ hoàn thành mục tiêu, sự hài lòng của khách hàng, chi phí, chất lượng sản phẩm và dịch vụ, lợi nhuận, thời gian thực hiện, những yếu tố bất lợi phát sinh, sự phát triển của các thành viên, môi trường làm việc của nhóm.. - Phương pháp đánh giá: Cố gắng lựa chọn những phương pháp đơn giản, dễ đo lường, dễ đánh giá và khách quan. Có thể lấy các nhóm tương tự trong tổ chức làm chuẩn, dựa vào mục tiêu ban đầu và kết quả đạt được, khuyến khích các buổi thảo luận nhóm để cùng đánh giá và họp hoặc kiểm tra định kỳ. Đánh giá bao gồm tự đánh giá, đánh giá của trưởng nhóm, đánh giá của các thành viên khác và đánh giá của cấp cao hơn. - Khen thưởng và kỷ luật là công cụ quan trọng trong quản lý nói chung và quản lý nhóm nói riêng. Bạn cần phải thực sự coi trọng và tiến hành hoạt động này một cách thường xuyên dựa trên những quy tắc chung được nhóm thống nhất. Khen thưởng có thể là lời khen, quà tặng, phần thưởng hay tiền thưởng, các khen thưởng khác theo quy định của tổ chức. Là trưởng nhóm, lời khen hay nhắc nhở của Bạn là rất hiệu quả và Bạn nhớ là đừng lạm dụng nó. 6. Vai trò của người trưởng nhóm: - Trưởng nhóm là người khởi xướng cho các hoạt động của nhóm. Có thể có nhiều ý tưởng, nhiều hoạt động của nhóm được khởi xướng bởi các thành viên khác của nhóm nhưng Trưởng nhóm lại là người có vai trò quan trọng để các thành viên hình thành nên các ý tưởng đó. - Trưởng nhóm là người huấn luyện: Trưởng nhóm là người hướng dẫn, đào tạo, kèm cặp và giúp đỡ các thành viên trong nhóm tiến bộ, hoàn thiện trong hoạt động của họ. - Trưởng nhóm là một hình mẫu để các thành viên trong nhóm thể hiện theo. - Trưởng nhóm là một nhạc trưởng không chỉ chỉ huy về biểu diễn và còn tạo cảm hứng cho các thành viên trong nhóm hoạt động. - Trưởng nhóm là một người đàm phán không chỉ trong nhóm mà còn cả bên ngoài nhóm. - Trưởng nhóm là người lắng nghe nhóm, cảm nhận nhóm và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của nhóm. - Trưởng nhóm là "linh hồn" của nhóm.
