Hệ thống Kế toán là gì? Bạn không thể để lại bất cứ điều gì cơ hội với tài chính kinh doanh của mình. Và nếu không có sự hiểu biết rõ ràng về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, về cơ bản bạn đang bay mù mịt. Để đưa ra các quyết định chiến lược sáng suốt, bạn cần phải vận hành từ một vị trí hiểu biết. Hệ thống kế toán là một công cụ không thể thiếu để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định hoạt động và phân tích tài chính doanh nghiệp của bạn. Nhưng hệ thống kế toán là gì? Và làm thế nào để bạn biết rằng bạn có hệ thống thông tin kế toán phù hợp với nhu cầu của bạn? Sau đây, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chức năng và tầm quan trọng của hệ thống kế toán. Định nghĩa hệ thống kế toán Định nghĩa về một hệ thống kế toán khá lỏng lẻo. Nó áp dụng cho bất kỳ hệ thống nào cho phép bạn theo dõi tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của mình. Về cơ bản, hệ thống kế toán của bạn là cách bạn lưu giữ hồ sơ tài chính của mình. Bạn sử dụng nó để ghi lại các giao dịch, hóa đơn, hóa đơn từ các nhà cung cấp và các khoản thu nhập và chi tiêu khác. Hệ thống kế toán của bạn là một kho lưu trữ dữ liệu thô mà bạn có thể lấy để lập báo cáo tài chính, chẳng hạn như báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán. Những điều này thông báo cho các quyết định hoạt động của bạn và chỉ định nơi bạn phân bổ vốn để phát triển doanh nghiệp của mình, thu hút thị trường mục tiêu và xoa dịu các bên liên quan của bạn. Hệ thống kế toán có thể là một cái gì đó đơn giản như một bảng tính MS Excel hoặc nó có thể là một nền tảng phần mềm được xây dựng có mục đích như Xero. Hệ thống kế toán theo dõi những gì? Hệ thống kế toán có thể theo dõi và quản lý tất cả các loại bút toán. Chúng thường thuộc các loại sau: Hóa đơn và doanh thu Để đánh giá sức khỏe tài chính và quản lý dòng tiền của mình, bạn cần hiểu rõ về doanh thu thực sự đến với doanh nghiệp của bạn là bao nhiêu. Đây tổng thu nhập chủ yếu sẽ đến từ bán hàng và hóa đơn thanh toán, mặc dù một số có thể đến từ các nguồn khác như thanh toán lãi hoặc (trong trường hợp của các ngành công nghiệp dịch vụ tài chính) vốn đầu tư. Một số hệ thống kế toán cũng cho phép bạn tạo hóa đơn ngay lập tức và sau đó tự động theo dõi khi nào chúng được thanh toán. Chi phí Thu nhập của bạn là lợi nhuận hàng đầu của bạn, trong khi các chi phí kết hợp tạo nên lợi nhuận cuối cùng của bạn. Khoảng trống ở giữa chúng là tỷ suất lợi nhuận của bạn. Bạn càng có thể giữ lợi nhuận trên cùng và dưới cùng của mình càng xa nhau, thì tài chính kinh doanh của bạn càng lành mạnh. Bảng tính Excel và các hệ thống kế toán cũ hơn yêu cầu người dùng nhập, cân đối và phân loại từng khoản chi phí theo cách thủ công. Tuy nhiên, hầu hết các hệ thống kế toán hiện đại đều cho phép nhập và phân loại nhanh chóng, cũng như tự động cân đối chi phí kinh doanh. Nợ phải trả Doanh nghiệp của bạn có các khoản nợ phải trả khác ngoài các khoản chi phí thông thường và những khoản nợ này cũng cần được theo dõi cẩn thận. Chúng có thể bao gồm chi phí thế chấp, tài chính kinh doanh (ví dụ như các khoản vay khởi nghiệp) và các khoản phải trả khác như thuê mua nhà máy. Hệ thống kế toán có thể theo dõi các khoản nợ phải trả này dưới dạng giá trị phải trả và tự động cập nhật số dư khi thanh toán được thực hiện. Hệ thống nhập một lần và hệ thống nhập kép Mặc dù có rất nhiều loại hệ thống kế toán khác nhau, nhưng tất cả chúng đều thuộc hai loại chính - hệ thống bút toán đơn và hệ thống bút toán kép. Hệ thống nhập một lần Hệ thống nhập một lần được các thương nhân duy nhất và các doanh nghiệp nhỏ ưa chuộng vì tính đơn giản của chúng. Bảng tính Excel là một loại hệ thống nhập đơn. Nó theo dõi dữ liệu thô sơ như: Ngày bán Mô tả mặt hàng đã bán Chi phí của mặt hàng VAT khi bán hàng Phương thức thanh toán Số dư tài khoản doanh nghiệp Hệ thống nhập kép Hệ thống nhập kép phức tạp hơn và yêu cầu phần mềm chuyên dụng để sử dụng. Họ cung cấp hồ sơ đầy đủ hơn và do đó đủ khả năng cung cấp tài khoản chính xác và chi tiết hơn về tài chính kinh doanh. Hệ thống nhập kép được các doanh nghiệp lớn hơn sử dụng để theo dõi tài chính của họ và tạo các báo cáo như báo cáo chi phí, tóm tắt hóa đơn và thanh toán cũng như báo cáo lãi lỗ. Hệ thống kế toán hiện đại Bước sang năm 1880, chiếc máy kế toán đầu tiên được phát minh bởi một người tên là Herman Hollerith. Được gọi là máy lập bảng, nó sử dụng các thẻ đục lỗ để thêm các số vào thẻ sau đó có thể sử dụng để xác định tổng số. Hollerith cũng thành lập một công ty mà sau này sáp nhập để trở thành một thành phần của IBM. Vào thế kỷ 20, sự phát triển của công nghệ máy tính và đặc biệt là sự ra đời của PC đồng nghĩa với việc "người bình thường" có thể truy cập vào một hệ thống xác định. Đó là: Một hệ thống kế toán thực hiện tất cả. Từ các hệ thống kế toán dựa trên DOS đầu tiên như PcPlus đến các hệ thống kế toán dựa trên Internet ngày nay như Debitoor, sử dụng SaaS (hoặc điện toán đám mây), tất cả đều đóng vai trò là mô hình phân phối các hệ thống kế toán.
