Người nắm giữ ngân sách là ai? Người chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc đảm bảo ngân sách được tuân thủ được gọi là Chủ ngân sách. Người nắm giữ ngân sách thường là người quản lý và giám đốc điều hành của công ty, những người được chủ sở hữu / cổ đông hoặc hội đồng quản trị giao nhiệm vụ đảm bảo rằng công ty tuân theo bất kỳ ngân sách nào được đặt ra cho họ. Trong hầu hết các trường hợp, các nhà quản lý và giám đốc hoạt động đóng một vai trò quan trọng trong việc định khung ngân sách. Các nhà quản lý và giám đốc thường đóng một vai trò kép; chúng không chỉ giúp lập khung ngân sách mà còn phải đảm bảo rằng nó được tuân thủ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các nhà quản lý và giám đốc điều hành có thể không có tiếng nói trong việc định khung ngân sách và lấy nó từ bất kỳ ai đã định khung nó. Trong những trường hợp như vậy, người quản lý hoặc giám đốc điều hành đóng vai trò là người nắm giữ ngân sách và phải đảm bảo rằng ngân sách được tuân thủ. Trách nhiệm chính của chủ ngân sách Người nắm giữ ngân sách cho một công ty cần đảm bảo rằng tất cả các giao dịch tài chính liên quan đến công ty tuân thủ các quy tắc và quy định tài chính hiện hành điều chỉnh chúng. Hãy xem xét ví dụ sau: Công ty ABC là một công ty sản xuất và sản xuất hàng hóa X. Người quản lý (đóng vai trò là người nắm giữ ngân sách) của công ty ABC cần đảm bảo việc thu mua và thu mua nguyên vật liệu thô để sản xuất X tuân theo các quy tắc tài chính và các quy định do chính phủ đặt ra. Chúng bao gồm tiền lương cho tất cả công nhân của công ty ABC phải được trả theo các quy tắc và quy định tài chính của chính phủ. Các công ty lớn thường có nhiều phòng ban và bộ phận và sử dụng nhiều công nhân trong mỗi bộ phận đó. Người nắm giữ ngân sách quyết định lượng ngân sách của công ty được phân bổ cho từng bộ phận hoặc bộ phận. Vai trò phân bổ này là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất mà các nhà quản lý phải đối mặt và được coi là một trong những công việc khó nhất trong quản lý. Hãy xem xét một phần mở rộng của ví dụ trước. Việc sản xuất X của công ty ABC bao gồm 3 bước. Công ty thành lập ba bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm một bước. Mỗi bộ phận muốn có càng nhiều ngân sách càng tốt. Người nắm giữ ngân sách có quyền phân bổ ngân sách theo cách thức tối đa hóa lợi nhuận của công ty. (Có thể là trường hợp công ty ABC có các mục tiêu khác nhau để tối đa hóa lợi nhuận, chẳng hạn như tối đa hóa tổng doanh số bán hàng. Trong trường hợp đó, Người nắm giữ ngân sách có trách nhiệm phân bổ ngân sách theo cách tối đa hóa tổng doanh thu của công ty). Vai trò kép: Chủ ngân sách và người đứng đầu ngân sách Đối với các công ty nhỏ, người nắm giữ ngân sách cũng có thể là người đứng đầu ngân sách - người chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc định khung ngân sách. Tuy nhiên, đối với các công ty lớn, người đứng đầu ngân sách có thể không phải là người nắm giữ ngân sách. Trong những trường hợp như vậy, điều quan trọng đối với công ty là người đứng đầu ngân sách và người nắm giữ ngân sách có cùng mục tiêu cho công ty. Ví dụ: Người đứng đầu ngân sách có thể định khung ngân sách không cung cấp đủ tiền cho các hoạt động của công ty. Khi đó Chủ Ngân sách sẽ không thể thực hiện đầy đủ công việc của mình. Lý do các công ty lớn thường tuyển dụng hai người khác nhau cho hai vị trí nêu trên là do việc định khung ngân sách và việc thực thi ngân sách theo khung có thể đòi hỏi hai nhóm kỹ năng rất khác nhau, và công ty khó có thể tìm được người sở hữu cả hai kỹ năng. Ngay cả khi công ty muốn một người làm cả hai công việc, điều đó đơn giản là có thể không được. Nhiều chủ ngân sách Nhiều công ty lớn tuyển dụng nhiều người nắm giữ ngân sách để thành lập một ủy ban. Ủy ban này có nhiệm vụ đảm bảo rằng ngân sách được tuân thủ. Ủy ban thường bao gồm các nhà quản lý và giám đốc từ các phòng ban và bộ phận khác nhau của công ty. Hệ thống mang tính dân chủ hơn, nhưng cũng có thể gây ra sự kém hiệu quả cho công ty dưới hình thức đấu đá nội bộ và thiếu quyết đoán. Ngay cả khi một công ty chỉ sử dụng một Chủ ngân sách, người đó không làm việc một mình. Nhiều người, bao gồm luật sư, chuyên gia tài chính, chuyên gia trong ngành và chuyên gia tư vấn, làm việc dưới quyền Chủ ngân sách. Cuối cùng, Chủ ngân sách phải chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm trước Chủ sở hữu / Cổ đông. Người đứng đầu Ngân sách là ai? Người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc lập khung và tạo ngân sách cho một dự án được gọi là Trưởng ban Ngân sách cho dự án đó. Bản thân ngân sách là một tài liệu liệt kê các khoản thu và chi dự kiến liên quan đến một dự án. Thuật ngữ dự án ở đây bao gồm một số lượng rất lớn các hoạt động. Đổi lại, mỗi hoạt động này sẽ có một loại ngân sách hơi khác nhau và tương ứng, một Đầu ngân sách được liên kết với nó. Tuy nhiên, nói một cách khái quát, các hoạt động này có thể được phân thành ba nhóm: Cá nhân, Công ty và Chính phủ. Chúng được xem xét trong phần tiếp theo. Cá nhân Một cá nhân lập kế hoạch chi tiêu hàng tháng cho bản thân và gia đình dựa trên thu nhập và chi tiêu của gia đình. Trong trường hợp này, Người đứng đầu Ngân sách có thể là chủ gia đình, người đưa ra tất cả các quyết định tài chính cho gia đình. Tập đoàn Một công ty lập kế hoạch hoạt động kinh doanh cho quý đầu tiên của năm dựa trên thu nhập và chi tiêu dự kiến của mình. Trong trường hợp này, Trưởng ban Ngân sách có thể là một chuyên gia tài chính hoặc một chuyên gia trong ngành làm việc cho công ty. Tùy thuộc vào quy mô của công ty, Người đứng đầu ngân sách có thể có một số lượng khác nhau người làm việc dưới quyền của mình. Ví dụ: Trưởng ban ngân sách làm việc cho một doanh nghiệp nhỏ có thể làm việc một mình hoặc chỉ tuyển dụng một số ít người, trong khi Trưởng ban ngân sách làm việc cho một doanh nghiệp lớn có thể có cả một bộ phận người làm việc dưới quyền của anh ta. Tại một công ty, Trưởng ban Ngân sách thường là trưởng nhóm Kế hoạch & Phân tích Tài chính. Chính phủ Chính phủ lập kế hoạch chi tiêu (chi tiêu công) và doanh thu cho cả năm tài chính. Đây được gọi là ngân sách của chính phủ và dựa trên các chính sách mà chính phủ dự định tuân theo. Ví dụ, ở Hoa Kỳ, đảng Cộng hòa theo truyền thống ủng hộ chi tiêu chính phủ thấp hơn và thu nhập chính phủ thấp hơn (dưới hình thức thuế thấp hơn), trong khi đảng viên Dân chủ theo truyền thống ủng hộ chi tiêu chính phủ cao hơn và thu nhập chính phủ cao hơn (dưới hình thức thuế cao hơn). Trong trường hợp ngân sách chính phủ, thường tồn tại một bộ phận của chính phủ hoạt động theo hướng phân bổ ngân sách. Tại Hoa Kỳ, Văn phòng Quản lý và Ngân sách (OMB) chịu trách nhiệm lập khung Ngân sách Hàng năm của Hoa Kỳ. OMB sử dụng 529 nhân viên và bản thân nó có ngân sách gần 92, 8 triệu đô la vào năm 2011. Người đứng đầu OMB hiện tại là John Michael (Mick) Mulvaney. Các Trách nhiệm Chính của Người đứng đầu Ngân sách Doanh nghiệp Mọi quyết định của một công ty đều chịu ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp bởi ngân sách của nó. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi Giám đốc Ngân sách của một công ty đóng một vai trò rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của nó. Người đứng đầu ngân sách phải có hiểu biết sâu sắc về công ty và ngành mà công ty hoạt động. Điều quan trọng là chủ sở hữu công ty (cổ đông) và Người đứng đầu ngân sách có cùng mục tiêu cho công ty. Điều quan trọng cần lưu ý là trong khi Trưởng ban Ngân sách chịu trách nhiệm lập khung ngân sách, thì người đó có thể không phụ trách việc đảm bảo rằng ngân sách được tuân thủ. Trách nhiệm này có thể thuộc về Chủ ngân sách. Trong một số trường hợp, đặc biệt là đối với các công ty lớn và chính phủ, Chủ ngân sách và Người đứng đầu Ngân sách là hai cá nhân khác nhau. Điều cần thiết đối với một công ty là đảm bảo rằng Người đứng đầu ngân sách và Người nắm giữ ngân sách có cùng mục tiêu cho công ty. Vì doanh thu và chi tiêu trong tương lai của công ty là không xác định, nên nhóm FP&A phải ước tính những giá trị này trong khi lập khung ngân sách. Đây là một nhiệm vụ đặc biệt khó khăn, vì gần như có vô số thứ có thể ảnh hưởng đến công ty và ngành trong tương lai. Người đứng đầu Ngân sách phải tính đến những bất ổn này và thực hiện các bước để giảm thiểu rủi ro cho công ty trong khi lập khung ngân sách. Người đứng đầu Ngân sách phải làm việc chặt chẽ với Chủ ngân sách và những người khác phụ trách việc thực hiện ngân sách. Một ngân sách không thể thực hiện là vô ích và không có mục đích gì.
