Quản trị lữ hành là gì? Các chính sách và dịch vụ quản lý du lịch giúp đảm bảo rằng các bộ phận và nhân viên chi tiêu hợp lý khi đi công tác xa, dù là tham dự các cuộc họp, hội nghị hay đến thăm văn phòng công ty khác. Chi phí đi lại và chi phí thường chiếm một phần khá lớn trong ngân sách hàng năm của một công ty, vì vậy việc có một chiến lược vững chắc là rất quan trọng để bảo vệ lợi nhuận. Mặc dù việc đi lại thường là cần thiết, nhưng có nhiều cách để đảm bảo mức giá thấp hơn để tiết kiệm nhất có thể. Định nghĩa Quản lý Du lịch Quản lý du lịch là quá trình đảm bảo mức giá thấp nhất có thể cho chuyến du lịch của công ty, cũng như theo dõi chi phí của nhân viên về các bữa ăn, phương tiện đi lại trên mặt đất, chỗ ở và các nhu cầu cần thiết khác. Các công ty có thể thực hiện việc này trong nội bộ thông qua bộ phận kế toán hoặc nhân sự. Ngoài ra, họ có thể thuê ngoài trách nhiệm này cho một công ty quản lý du lịch. Ý nghĩa và Ứng dụng Quản lý Du lịch Việc áp dụng các dịch vụ quản lý và lập kế hoạch du lịch có nghĩa là dành thời gian đàm phán giá hoặc hợp đồng với các hãng hàng không, chuỗi khách sạn và các công ty cho thuê xe hơi. Nó bao gồm quá trình xem xét các biên nhận của nhân viên và yêu cầu bồi hoàn tiền đi lại, cũng như việc phân phối các chứng từ, duy trì trang web quản lý du lịch và tìm cách giảm chi phí đi lại của công ty. Dịch vụ quản lý du lịch nội bộ Nếu công ty của bạn chọn đi theo con đường dịch vụ quản lý du lịch nội bộ, bạn sẽ cần phải chọn bộ phận và nhân viên nào sẽ chịu trách nhiệm giám sát các chính sách, thủ tục, đặt phòng và bồi hoàn cho nhân viên. Khi được xử lý nội bộ, đôi khi nhân viên chịu trách nhiệm đặt khách sạn của chính họ, chọn nhà hàng, công ty cho thuê xe hơi và hơn thế nữa. Khi họ đi du lịch, họ phải theo dõi tất cả các khoản thu và chi và sau đó chuyển chúng cho các bên nội bộ thích hợp để được hoàn trả. Những lần khác, nhân viên đặt chuyến du lịch thông qua một trang web đặc biệt của công ty tự động đảm bảo rằng các chuyến bay, khách sạn và các chi phí khác vẫn nằm trong chính sách của công ty về ngân sách và thương hiệu. Dịch vụ quản lý du lịch bên ngoài Mặc dù quản lý du lịch nội bộ ban đầu có ý nghĩa đối với một công ty nhỏ và đang phát triển, nhưng khi doanh nghiệp phát triển, quản lý du lịch có thể trở nên quá khó sử dụng để giữ nội bộ. Dịch vụ quản lý du lịch bên ngoài loại bỏ áp lực này khỏi doanh nghiệp để họ có thể tập trung vào những gì họ làm tốt nhất. Các công ty quản lý du lịch đóng vai trò là đại lý du lịch đàm phán giá thấp nhất và ký hợp đồng với các hãng hàng không, chuỗi khách sạn, công ty cho thuê xe hơi và hơn thế nữa. Dịch vụ quản lý du lịch bên ngoài có thể đơn giản như một trang web du lịch được tạo bên ngoài tự động tạo điều kiện thuận lợi và theo dõi việc đặt chỗ hoặc chi phí của nhân viên. Nó cũng có thể liên quan như có một nhân viên trợ giúp đặc biệt có sẵn cho mỗi nhân viên để sắp xếp kế hoạch du lịch, sử dụng phòng chờ khách sạn, dịch vụ xe hơi và hơn thế nữa. Thương lượng chi phí khách sạn Tìm kiếm hoặc thương lượng chi phí khách sạn tốt nhất là một phần quan trọng của quá trình quản lý du lịch, vì chỗ ở có thể dễ dàng trở nên đắt hơn giá vé máy bay. Nhiều công ty yêu cầu nhân viên tuân thủ danh sách chuỗi khách sạn, cũng như đặt phòng trong một khoảng giá nhất định. Chi phí khách sạn càng thấp thì ngân sách càng có nhiều tiền để chi trả cho những thứ như ăn uống và vận chuyển mặt đất. Các công ty thực hành quản lý du lịch nội bộ thường sử dụng các trang web đặt phòng giống như công chúng, trong khi các công ty quản lý du lịch có quyền truy cập vào mức giá đặc biệt với tư cách là đại lý du lịch. Tìm phương tiện giao thông mặt đất Trong quản lý du lịch, vận tải mặt đất bao gồm những thứ như Uber, taxi, Lyft, xe đưa đón, dịch vụ ô tô, công ty cho thuê ô tô, phí tàu điện ngầm và hơn thế nữa. Ngân sách du lịch của công ty bạn sẽ quyết định dịch vụ nào trong số này được chi trả chi phí và dịch vụ nào không, cũng như số tiền công ty sẵn sàng hoàn trả. Ví dụ: Khi có dịch vụ đưa đón khách sạn miễn phí từ sân bay đến khách sạn, công ty của bạn có thể chọn từ chối hoàn lại tiền cho dịch vụ xe hơi. Các giao dịch đặc biệt thường được thương lượng với một số chuỗi vận tải mặt đất nhất định và nhân viên phải sử dụng các dịch vụ đó để nhận được tiền bồi hoàn. Tùy chọn đi lại Giống như với khách sạn và vận tải mặt đất, các chính sách và dịch vụ quản lý du lịch thường quy định nhân viên của hãng hàng không đặt chuyến du lịch, cũng như hạng ghế mà họ có thể đặt. Các yêu cầu về chi phí khác nhau thường được đưa ra, tùy thuộc vào điểm đến đi công tác của bạn và thời gian trong ngày bạn phải đi. Các chuyến bay có thể được đặt qua một trang web đặc biệt hoặc nhân viên có thể tự mình đặt vé máy bay và sau đó nộp biên nhận cho các bên quản lý du lịch nội bộ hoặc bên ngoài thích hợp. Chi phí Bữa ăn và Mỗi Điểm Trong khi các công ty không bắt buộc phải cung cấp tiền cho chi phí ăn uống, nhiều người chọn cung cấp dịch vụ này như một cách chăm sóc nhân viên của họ mà không tạo gánh nặng quá mức cho họ. Số tiền được phép cho chi phí ăn uống thường là một phần trong công tác phí của nhân viên. Công tác phí theo tiếng Latinh có nghĩa là "mỗi ngày" và nó thường bao gồm những thứ như bữa ăn, khách sạn và du lịch trên mặt đất. Ví dụ: Công ty của bạn có thể phân bổ $ 325 mỗi ngày cho chi phí đi lại. Đây là công tác phí và nhân viên có trách nhiệm tìm cách lập ngân sách. Nếu nhân viên chọn các khách sạn tiết kiệm và các phương án thuê xe hơi, có thể sẽ có kha khá khoản chi tiêu tốn kém cho việc đi ăn ngoài. Một số công ty quản lý du lịch làm việc với các doanh nghiệp để quy định giới hạn ăn uống nhằm ngăn chặn tình trạng bội chi cho các bữa ăn do công ty tài trợ. Cuộc họp và sự kiện Nhiều công ty bao gồm chi phí giáo dục thường xuyên như một phần của ngân sách du lịch của họ để nhân viên có thể tham gia các cuộc họp và sự kiện đặc biệt. Trong những trường hợp khác, một công ty tổ chức một hội nghị hoặc cuộc họp lớn và một công ty quản lý du lịch giúp thương lượng giá phòng thấp, đặt địa điểm họp, điều phối dịch vụ vận chuyển mặt đất và hơn thế nữa. Đôi khi, những dịch vụ này được đặt dễ dàng thông qua một trang web quản lý du lịch và những lần khác, một đại lý phải đặt chỗ ở cho từng cá nhân. Một số dịch vụ và xe đưa đón mặt đất có thể không yêu cầu khách hàng đặt chỗ trước. Thanh toán chi phí đi lại Đôi khi nhân viên được yêu cầu tự thanh toán chi phí đi lại và sau đó nộp biên lai để được hoàn trả. Điều này có thể gây gánh nặng về mặt tài chính, vì vậy một số công ty sắp xếp thẻ tín dụng của công ty có thể được sử dụng cho chi phí đi lại. Nhân viên vẫn có trách nhiệm nộp biên lai du lịch cho các bên quản lý du lịch nội bộ hoặc bên ngoài thích hợp, nhưng sẽ không chịu trách nhiệm thanh toán bất kỳ chi phí nào miễn là họ chỉ chi cho các chi phí đã được phê duyệt. Hầu hết các công ty đều có cách gửi báo cáo chi phí đi lại, trực tuyến hoặc trên giấy. Giảm chi phí đi lại của công ty Các doanh nghiệp nhỏ thường tiết kiệm tiền bằng cách quản lý các chính sách và dịch vụ du lịch của riêng họ, nhưng khi họ phát triển, việc trả tiền cho nhân viên để quản lý chi tiết việc đi lại cho hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên trở nên không thực tế. Trong trường hợp này, thường tiết kiệm hơn nếu hợp tác với một công ty quản lý du lịch, người có thể có được mức giá đại lý du lịch cho mọi thứ từ giá vé máy bay đến phòng chờ sân bay và khách sạn, dịch vụ cho thuê xe hơi và hơn thế nữa. Đối với các công ty tự quản lý chi phí đi lại, thường có những lợi ích về chi phí khi xem xét những điều sau: - Khách sạn trung cấp thay vì khách sạn cao cấp. - Cho thuê xe cỡ trung hơn là xe sedan. - Ngân sách hàng không. - Không có đặt chỗ hạng nhất. - Các điểm đến ít tốn kém hơn. Để có ý tưởng về công tác phí có ý thức về ngân sách có thể trông như thế nào, Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp Hoa Kỳ có một trang web quản lý du lịch có thể tìm kiếm về các điểm đến chia nhỏ chi phí công tác phí theo khách sạn, bữa ăn và thuê xe hơi. Để có lựa chọn chi phí trung bình hơn, Business Travel News biên soạn Chỉ số Du lịch Doanh nghiệp hàng năm liệt kê giá trung bình của khách sạn, xe cho thuê và bữa ăn ở nhiều điểm đến kinh doanh phổ biến.
