5S là một tiêu chuẩn cần thiết để được công nhận làm 1 đại lý chính hãng hoặc showroom của các hãng xe Nhật như Honda, Yamaha. Tiêu chuẩn 5S chuẩn hóa các dịch vụ bán hàng và sau bán hàng tuân thủ những quy chuẩn quốc tế chuyên nghiệp, hướng đến quyền lợi và sự hài lòng cao nhất của khách hàng. Tại đây, khách hàng sẽ được phục vụ theo tiêu chuẩn 5S bao gồm: Sales: Bán hàng Service: Bảo hành bảo dưỡng Genuine Spare-parts: Cung cấp phụ tùng Honda chính hiệu Safety Driving: Hướng dẫn lái xe an toàn Social Contributions: Hoạt động đóng góp xã hội Thực chất, tiêu chuẩn 5S tại Việt Nam đã có sự cải biên so với phiên bản gốc. Khái niệm 5S - 5S methodology bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. Mô hình 5s có cách tổ chức công sở dựa trên 5 nguyên tắc đến từ Nhật Bản. Theo định nghĩa 5S là Seiri: Sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi, Seiton: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, Seiso: Sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc, Seiketsu: Săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3S trên và Shitsuke: Sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác. Seiri: Sàng lọc Seiton: Sắp xếp Seiso: Sạch sẽ Seiketsu: Săn sóc Shitsuke: Sẵn sàng 5 nguyên tắc cơ bản của mô hình 5s Showroom 5S là gì? Ban đầu, mô hình 5s chỉ đơn giản là một tiêu chuẩn về kỹ thuật. Mãi về sau, loại mô hình này mới được phát triển và trở thành chuẩn mực trong công nghiệp về không gian của văn phòng, showroom. Đồng thời, mô hình này cũng được phát triển và trở thành tiêu chuẩn cho nhân viên. Việc áp dụng thành công 5S đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, điển hình trong số đó là Honda. Honda đã áp dụng 5S không chỉ tại văn phòng làm việc, xưởng sản xuất mà ngay cả những cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm của Honda (Honda Head) cũng được Honda đưa mô hình 5S vào hoạt động. Có thể nói, chính việc áp dụng quy trình làm việc theo 5S đã giúp Honda cải tiến chất lượng sản phẩm, tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí cho sản xuất, đồng thời xây dựng được một môi trường làm việc năng động, sạch sẽ, gọn gàng và kỷ luật. Với việc áp dụng 5S, ban giám đốc của Honda đã đưa ra được những quyết định nhanh chóng hơn và xây dựng được tác phong làm việc cho tất cả các nhân viên theo hướng công nghiệp, hiện đại. Việc áp dụng Seiri, Seiton, Seiso hay Seiketsu, Shitsuke đều được Honda hết sức chú trọng và thực hiện nghiêm túc. Quá trình "sàng lọc" (Seiri) tại Honda được diễn ra hàng tuần, hàng tháng, hàng năm, và được sự giám sát chặt chẽ của những người đứng đầu các đơn vị trong công ty. Hoạt động sàng lọc được diễn ra bằng cách đánh dấu "nhãn đỏ" vào các đồ vật cần loại bỏ, "nhãn xanh" vào các đồ vật cần giữ lại và "nhãn vàng" vào những đồ vật có thể cần dùng đến cho tương lai. Sau khi kết thúc công việc "sàng lọc" thì công việc "sắp xếp" (Seiton) được diễn ra theo đúng quy trình. Để đảm bảo việc "sắp xếp" theo nguyên tắc thống nhất và khoa học trong toàn bộ tổ chức, Honda đã đề ra tiêu chí cho việc sắp xếp đó là "Quy tắc 30s" nghĩa là tất cả các loại dụng cụ, tài liệu, vật dụng tại Honda chỉ được phép tìm kiếm tối đa trong vòng 30 giây. Bước thứ ba trong quy trình 5S của Honda là "dọn sạch" hay "sạch sẽ". Tại nhà máy Honda, không chỉ riêng khu vực văn phòng mà ngay cả những lối đi, cả bên trong và bên ngoài nơi làm việc đều không có rác thải. Mọi nơi đều được quét dọn cũng như lau chùi một cách cẩn thận và sáng bóng. Sau khi quá trình "dọn sạch" kết thúc thì người lao động phải có ý thức "giữ sạch" nơi làm việc. Giữ sạch thực chất là việc kết hợp cả ba quy trình sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ đối với con người và đối với môi trường làm việc. Nguyên tắc Seiketsu của Honda là đối với mỗi công việc, mỗi quy trình đều phải đưa ra các tiêu chuẩn hóa nhất định. Bước cuối cùng trong quy trình 5S là "kỷ luật" hay "huấn luyện". Tại Honda, Ban giám đốc công ty luôn xác định rằng, muốn làm tốt Shitsuke thì người nhân viên phải làm tốt các quy trình phân loại, sắp xếp, dọn sạch và giữ sạch. Ban giám đốc công ty Honda luôn cố gắng xây dựng một môi trường làm việc để mọi người có thể tạo ra thói quen tốt. Và từ những thói quen tốt sẽ tạo ra tính cách tốt cho nhân viên đang làm việc tại Honda. Mô hình đại lý ô tô 5s Mô hình 5s cung cấp các tiêu chuẩn kể trên nhằm tạo ra môi trường làm việc hoàn hảo. Nhân viên buộc phải làm đúng với tất cả những tiêu chuẩn đã được quy định trong không gian của mình. Sau đây bài viết sẽ giải thích rõ hơn cho các bạn về từng nguyên tắc mà người Nhật Bản đã xây dựng. Nguyên tắc Seiri Đây là nguyên tắc đòi hỏi nhân viên cần phải có cách sắp xếp mọi thứ trong không gian một cách hợp lý, chỉ được giữ những đồ đạc cần thiết phục vụ cho công việc của mình. Vì thế, nhân viên cần phải xây dựng cho mình một danh sách liệt kê, phân loại những vật dụng cá nhân quan trọng. Những gì không nằm trong danh sách thì nên loại bỏ khỏi khu vực làm việc. Nguyên tắc Seiton Đây là nguyên tắc đòi hỏi tất cả vật dụng phục vụ cho công việc cần phải được xác định vị trí rõ ràng tại nơi làm việc. Các bạn nên thiết lập các loại đồ dùng ứng với chức năng và vai trò của chúng cho công việc. Sắp xếp chúng sao cho việc sử dụng được tiện lợi nhất. Qua đó không gian làm việc trở lên ngăn nắp, dễ dàng tìm kiếm, tiết kiệm thời gian, tăng cường hiệu quả làm việc. Nguyên tắc Seiso Nguyên tắc Seiso đòi hỏi không gian làm việc phải luôn được sạch sẽ, đảm bảo mỹ quan thẩm mỹ để làm động lực cho tất cả nhân viên. Các nhân viên đi làm nên xây dựng một bản phân công vệ sinh hàng tuần. Điều này góp phần tạo không gian làm việc sạch sẽ. Nguyên tắc Seiketsu Nguyên tắc săn sóc được hiểu là việc duy trì và thiết lập nên những quy định chung của văn phòng. Những quy định ấy sẽ nêu rõ từng vi phạm trách nhiệm của mỗi cá nhân. Đây là quá trình đánh giá ý thức tuân thủ theo nội quy chung văn phòng của từng nhân viên. Nguyên tắc Shitsuke Tạo ra thói quen tự giác tuân theo quy định chung của nơi làm việc. Tất cả các nhân viên đều hoàn toàn nhận thức rõ hành vi, ý thức của mình đối với hoạt động của mô hình 5s. Từ đó, nhân viên sẽ nắm rõ được tầm quan trọng của mô hình để làm tăng năng suất chung cho cả công ty. Không gian mô hình 5s chú trọng Mô hình 5s chú trọng tới không gian văn phòng làm việc Trong đại lý ô tô 5s là gì có bao gồm việc chú trọng những vấn đề như: Quan sát. Phân tích. Hợp tác. Loại bỏ đi những yếu tố gây lãng phí và thừa thãi trong không gian làm việc chung. Mô hình này hẳn nhiên được bắt nguồn từ đất nước mặt trời mọc. Tất cả các nhân viên đều được đào tạo, động viên với mục đích làm tăng ý thức trách nhiệm, tinh thần tự giác hoàn thành công việc đã được giao phó. Điều đó tạo nên một môi trường làm việc lý tưởng, hiệu suất làm việc cao. Người Nhật Bản luôn tìm cách làm thế nào để nhân viên thực sự muốn gắn bó và cống hiến hết sức lực cho công việc của mình. Điều đặc biệt mà các nhà quản lý cần lưu ý đó là khi một nhân viên tuân thủ nội quy và tự giác làm việc sẽ kéo theo những nhân viên khác noi theo tấm gương đó. Chính những việc động viên, tự nguyện, tự giác gắn bó với công việc như vậy sẽ tạo nên một văn hóa văn phòng dựa theo những nền tảng cơ bản đó. Văn hóa công ty kết hợp với tinh thần ý thức trách nhiệm cao sẽ tạo nên một môi trường giao tiếp cởi mở. Đồng thời, sự hợp tác giữa các bộ phận làm việc với nhau cũng sẽ được củng cố và phát triển. Mô hình đại lý ô tô 5s đã được xem là một loại mô hình kiến tạo nên không gian làm việc hoàn hảo và mang tính chất trực quan. Tuy nhiên, có một số mô hình kiến tạo nên không gian dựa vào mô hình quản trị. Điều đó càng khiến cho mô hình 5s trở nên có giá trị hơn.
